Política de privacidade
Última atualização: 19/10/2026
Rascunho para revisão. Os campos assinalados com [a preencher] dependem de informação que ainda não está confirmada.
1. Quem é o responsável pelo tratamento
O responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é a Nexus Solutions, NIF 509101143.
- Forma jurídica: [a preencher]
- Sede: [a preencher]
- Telefone: +351 229 437 980
- Email geral: info@nexus-solutions.pt
- Email para questões de privacidade: [a preencher]
- Encarregado de proteção de dados: [a preencher]
2. Que dados tratamos, para quê e com que base
Só tratamos os dados de que precisamos. A tabela resume cada situação; os prazos de conservação estão na secção 3.
| Situação | Dados | Finalidade | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Conta do portal de cliente | Nome, email, telefone, empresa a que pertence, perfil de acesso, palavra-passe (guardada de forma protegida, nunca em texto legível). | Criar e gerir o seu acesso ao portal. | Execução do contrato com a sua empresa. |
| Encomendas e entregas | Artigos pedidos, moradas de entrega, pessoa de contacto, documentos associados (encomendas, faturas, recibos). | Processar, entregar e faturar encomendas. | Execução do contrato; obrigação legal (contabilidade e fiscalidade). |
| Assistência técnica (RMA) | Contacto, equipamento, descrição da avaria, ficheiros e fotografias anexados, estado do pedido. | Tratar pedidos de reparação e garantia. | Execução do contrato; obrigações legais de garantia. |
| Chat com a equipa | Mensagens e anexos trocados, data e hora, conta que as enviou. | Responder a pedidos de apoio e esclarecer encomendas. | Execução do contrato; interesse legítimo em apoiar os clientes. |
| Configurações e orçamentos | Configurações de máquinas guardadas e, quando pede orçamento, nome, email, telefone e empresa. | Preparar e acompanhar propostas. | Diligências pré-contratuais a seu pedido. |
| Contacto por formulário do site, pedido de configuração sem conta, email ou telefone | Nome, email, telefone, empresa e o conteúdo da mensagem. No formulário do site e no pedido feito no configurador sem conta, o telefone e a empresa são opcionais; no pedido do configurador guardamos também a configuração escolhida (máquina, componentes, quantidades) e as notas que escrever. Guardamos ainda a página e o idioma em que preencheu, mas não o seu endereço IP. | Responder-lhe e, no caso do configurador, preparar uma proposta para a configuração que pediu. A mensagem segue por email para a nossa equipa e fica guardada no portal para ser tratada. | Diligências pré-contratuais ou interesse legítimo em responder a quem nos contacta. |
| Segurança do portal | Registos de início de sessão (com êxito e falhados), email usado, endereço IP, sessões ativas. | Proteger contas, detetar acessos indevidos e investigar incidentes. | Interesse legítimo em manter o portal seguro. |
| Cookies de estatística e marketing | Identificadores de navegação e páginas visitadas, tratados pela Google (ver Política de cookies). | Medir visitas e anúncios. | O seu consentimento, que pode retirar a qualquer momento. |
Os dados de contacto das pessoas que trabalham nas empresas nossas clientes são-nos dados pela própria empresa ou por si, quando a conta é criada. Não vendemos dados pessoais e não tomamos decisões exclusivamente automatizadas sobre si.
3. Durante quanto tempo guardamos os dados
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Conta do portal | Enquanto a conta estiver ativa. Depois de desativada: [a preencher] |
| Encomendas, faturas e recibos | O prazo exigido pela legislação fiscal e comercial: [a preencher] |
| Pedidos de assistência (RMA) e anexos | [a preencher] |
| Mensagens do chat e anexos | [a preencher] |
| Configurações e orçamentos | [a preencher] |
| Contactos pelo formulário do site, por email ou telefone | [a preencher] |
| Registos de segurança (início de sessão, IP) | [a preencher] |
| Códigos de sessão (refresh tokens) | Apagados automaticamente pouco depois de expirarem. |
| Escolha de cookies | 12 meses, no seu dispositivo. |
Terminado o prazo, os dados são apagados ou anonimizados, salvo se a lei exigir que os conservemos mais tempo.
4. Quem recebe os seus dados
Os seus dados são tratados pela equipa da NEXUS. Recorremos a prestadores de serviços (subcontratantes) que tratam dados em nosso nome, sob contrato e só para os fins indicados:
- Amazon Web Services (AWS): alojamento do portal e da base de dados, numa região da União Europeia (Irlanda, eu-west-1).
- Microsoft 365: correio eletrónico e comunicações da empresa.
- Google (Analytics e Ads): apenas se autorizar os cookies de estatística ou de marketing. Pode implicar transferência para os Estados Unidos, ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (ver Política de cookies).
Podemos ainda comunicar dados a autoridades, quando a lei o exigir, e a transportadoras, para entregar as suas encomendas. [a preencher: confirmar se há outros subcontratantes ou transportadoras]
5. Os seus direitos
Nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), tem direito a:
- saber que dados seus tratamos e obter uma cópia (acesso);
- corrigir dados inexatos ou incompletos (retificação);
- pedir o apagamento dos dados, quando já não sejam necessários ou retire o consentimento (apagamento);
- pedir que limitemos o tratamento em certos casos (limitação);
- receber os dados que nos forneceu num formato corrente e transmiti-los a outra entidade (portabilidade);
- opor-se ao tratamento baseado em interesse legítimo;
- retirar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo do tratamento já feito (cookies: «Definições de cookies», no rodapé).
Como exercer os direitos: escreva para [a preencher: email de privacidade] ou, enquanto não estiver definido, para info@nexus-solutions.pt. Podemos pedir-lhe que confirme a sua identidade. Respondemos no prazo de um mês, que pode ser prorrogado em casos complexos.
Se entender que o tratamento dos seus dados viola a lei, pode apresentar reclamação à autoridade de controlo, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.
6. Segurança
Protegemos os dados com medidas técnicas e organizativas: acesso ao portal com conta e palavra-passe guardada de forma protegida, acesso interno limitado a quem precisa e registo de inícios de sessão. Nenhum sistema é totalmente infalível; se ocorrer uma violação que o afete, informamos as entidades e as pessoas visadas nos termos da lei.
7. Cookies
Detalhes sobre cookies e armazenamento local estão na Política de cookies.
8. Alterações a esta política
Podemos atualizar esta política. A data de «Última atualização» no início indica a versão em vigor.
Privacy Policy
Last updated: 19 October 2026
Draft for review. Fields marked [a preencher] (to be completed) depend on information that is not yet confirmed.
1. Who is the data controller
The controller of your personal data is Nexus Solutions, tax ID (NIF) 509101143.
- Legal form: [a preencher]
- Registered office: [a preencher]
- Phone: +351 229 437 980
- General email: info@nexus-solutions.pt
- Email for privacy matters: [a preencher]
- Data protection officer: [a preencher]
2. What data we process, why, and on what basis
We only process the data we need. The table summarises each situation; retention periods are in section 3.
| Situation | Data | Purpose | Legal basis |
|---|---|---|---|
| Customer portal account | Name, email, phone, the company you belong to, access profile, password (stored in protected form, never in readable text). | Create and manage your portal access. | Performance of the contract with your company. |
| Orders and deliveries | Items ordered, delivery addresses, contact person, related documents (orders, invoices, receipts). | Process, deliver and invoice orders. | Performance of the contract; legal obligation (accounting and tax). |
| Support requests (RMA) | Contact, equipment, fault description, attached files and photos, request status. | Handle repair and warranty requests. | Performance of the contract; legal warranty obligations. |
| Chat with our team | Messages and attachments exchanged, date and time, the account that sent them. | Answer support requests and clarify orders. | Performance of the contract; legitimate interest in supporting customers. |
| Configurations and quotes | Saved machine configurations and, when you request a quote, name, email, phone and company. | Prepare and follow up proposals. | Pre-contractual steps at your request. |
| Contact by website form, configurator request without an account, email or phone | Name, email, phone, company and the content of the message. On the website form and on the configurator request made without an account, phone and company are optional; for the configurator request we also store the configuration you chose (machine, components, quantities) and any notes you write. We also store the page and language you used, but not your IP address. | Reply to you and, for the configurator, prepare a quote for the configuration you asked for. The message is emailed to our team and kept in the portal so it can be handled. | Pre-contractual steps or legitimate interest in replying to people who contact us. |
| Portal security | Sign-in records (successful and failed), email used, IP address, active sessions. | Protect accounts, detect improper access and investigate incidents. | Legitimate interest in keeping the portal secure. |
| Statistics and marketing cookies | Browsing identifiers and pages visited, processed by Google (see the Cookie Policy). | Measure visits and ads. | Your consent, which you can withdraw at any time. |
Contact details of people who work at our customer companies are given to us by the company itself or by you when the account is created. We do not sell personal data and we do not take decisions about you based solely on automated processing.
3. How long we keep the data
| Data | Retention |
|---|---|
| Portal account | While the account is active. After it is deactivated: [a preencher] |
| Orders, invoices and receipts | The period required by tax and commercial law: [a preencher] |
| Support requests (RMA) and attachments | [a preencher] |
| Chat messages and attachments | [a preencher] |
| Configurations and quotes | [a preencher] |
| Contacts by website form, email or phone | [a preencher] |
| Security records (sign-in, IP) | [a preencher] |
| Session codes (refresh tokens) | Deleted automatically shortly after they expire. |
| Cookie choice | 12 months, on your device. |
When the period ends, data is deleted or anonymised, unless the law requires us to keep it longer.
4. Who receives your data
Your data is processed by the NEXUS team. We use service providers (processors) who process data on our behalf, under contract and only for the stated purposes:
- Amazon Web Services (AWS): hosting of the portal and the database, in a European Union region (Ireland, eu-west-1).
- Microsoft 365: email and company communications.
- Google (Analytics and Ads): only if you allow statistics or marketing cookies. This may involve a transfer to the United States under the EU-US Data Privacy Framework (see the Cookie Policy).
We may also disclose data to authorities where the law requires it, and to carriers to deliver your orders. [a preencher: confirmar se há outros subcontratantes ou transportadoras]
5. Your rights
Under the General Data Protection Regulation (GDPR), you have the right to:
- know what data of yours we process and obtain a copy (access);
- correct inaccurate or incomplete data (rectification);
- ask for your data to be erased when it is no longer needed or you withdraw consent (erasure);
- ask us to restrict processing in certain cases (restriction);
- receive the data you gave us in a common format and send it to another organisation (portability);
- object to processing based on legitimate interest;
- withdraw consent at any time, without affecting processing already carried out (cookies: "Cookie settings" in the footer).
How to exercise your rights: write to [a preencher: email de privacidade] or, until one is set up, to info@nexus-solutions.pt. We may ask you to confirm your identity. We reply within one month, which may be extended in complex cases.
If you believe the processing of your data breaches the law, you can lodge a complaint with the supervisory authority, the Portuguese Data Protection Authority (CNPD): www.cnpd.pt.
6. Security
We protect data with technical and organisational measures: portal access with an account and a password stored in protected form, internal access limited to those who need it, and sign-in logging. No system is completely infallible; if a breach affecting you occurs, we will notify the authorities and the people concerned as the law requires.
7. Cookies
Details about cookies and local storage are in the Cookie Policy.
8. Changes to this policy
We may update this policy. The "Last updated" date at the top shows the version in force.